Tips & Dasar-Dasar Merencanakan Presentasi Anda

Seiring dgn kecanggihan komputer dlm menulis, kemampuan presentasi yg profesional menjadi suatu kemampuan baru yg dituntut dlm bekerja. 

Orang menyenangi presenter yg terbuka, menarik dan informatif. Apakah anda merasa ragu mengenai kemampuan berbicara anda di depan umum ?

Mengembangkan dan menyalurkan kemampuan mempresentasikan bisnis, seperti kebanyakan jabatan dlm bisnis, adalah perumusan dan kemampuan belajar. Mempelajari formula, mempraktekan kemampuan dan anda akan berkompetisi sebagai presenter. 

Inilah dasar-dasar dlm berpresentasi yg akan membantu meningkatkan kemampuan anda :

Merencanakan Presentasi Anda .

Dalam membuat presentasi , berpikirlah layaknya seorang reporter dan coba menjawab pertanyaan "Siapa, Apa, Kenapa, Bagaimana dan Dimana."

• Siapa yang akan hadir dan berapa banyak ? Apakah isi dari presentasi anda dan pilih alat peraga apa agar  memenuhi kebutuhan dari grup anda. Alat peraga harus terlihat nyata bagi semua orang.

• Apa tujuan dari presentasi anda ? Apakah untuk menjelaskan suatu rencana kerja atau ada suatu projek yang perlu dibahas ? apa untuk menjelaskan kepada orang apa yg harus dilakukan-dan bagaimana, atau untuk  melaporkan apa yg telah dilakukan dan dikerjakan; atau ingin mengeluarkan suatu ide; atau akan menjelaskan dan  memecahkan masalah; apa untuk mendapatkan  konsensus utk sebuah keputusan; atau untuk melakukan latihan; atau untuk memberikan motifasi.

• Kenapa mereka ada disana? Apakah kemauan hadirin? Apakah setiap saat setiap orang menghadiri pertemuan tersebut. Apakah mereka akan  bertanya  "Apa pentingnya pertemuan ini bagi saya?".  Pastikan anda bisa menjawab pertanyaan tsb.

• Infomasi apakah yang dibutuhakan utk menunjang tujuan anda?. Bagaimana anda menyajikannya? Pastikan point-point anda padat, jelas dan dapat dimengerti oleh peserta dan hadirin. Pergunakan visualisasi utk menjelaskan dan memperkuat pesan anda.

• Dimana tempat pelaksanaanya?. Ruangan presentasi yg digunakan akan berdampak pada bagaimana anda menyajikan presentasi. Akankah anda memerlukan sebuah proyektor atau dapatkah anda menggunakan flip marts? Akankah anda membutuhkan mikrofon atau podium?

Format presentasi.

Dari Toats Master Internasional termasuk komunikasi atau program kepemimpinan menghadirkan tipe-tipe fomat Presentasi.mereka terdiri dari opening/ pembukaan yg mana akan menarik perhatian hadirin dan mengantarnya ke topik presentasi. 

Kemudian body/isi, yang mana mempunyai poin terpenting. Tiap poinnya bermula dari suatu pernyataan fakta yg diikuti dgn materi pembantu. Presentasi diakhiri dengan closing/penutupan yg terdiri dari kesimpulan, dan panggilan utk beraksi/amanat. 

Dalam menyajikan presentasi, penjadwalan/pembagian waktu yg ideal adalah:

• Pembukaan - 10 -20 %

• Isi - 65 -75 %

• Penutupan - 10 -20 %

Toasmaster membuat setiap poin anda menjadi jelas utk dinyatakan, terilustrasi dan mendukung. Bersikaplah seperti para peserta tdk mengetahui sama sekali tentang topik anda, jangan menganggap mereka tahu segalanya. Hindari bahasa yg kacau. Ambilah beberapa menit utk tiap poin penting, kecuali hadirin menganggap poin tsb tdk penting. Aturlah poin anda secara logis.

Tips untuk kesuksesan presentasi:

• Rencanakan waktu anda.

• Buat agar poin anda jelas.

• Bicara dengan jelas.

• Pergunakan alat peraga atau gambaran yg dpt diterima semua orang.

• Berakhir dengan tepat waktu.

Membangun kepercayaan diri

• Ketakutan/demam panggung adalah wajar, ini menunjukan betapa pentingnya presentasi tsb bagi anda,dan lakukanlah semaksimal mungkin. 

• Mengetahui seberapa jauh anda menguasai waktu akan membuat anda percaya diri. Berlatihlah sampai anda merasa yakin/nyaman dgn kemampuan anda.

Inilah beberapa tips tambahan dalam bagaimana mengontrol rasa takut/nervous:

• Menyadari bahwa semua orang menginnginkan anda agar berhasil. Maka bersikaplah tenang, ambil napas dalam-dalam. Ketika kita nervous, kita akan bernapas dengan sesak. Jika anda berkonsentrasi dgn napas yg dalam, anda akan mendapat cukup udara dan mengatasi panik. 

• Aturlah sebaik mungkin  postur tubuh anda. Kita akan mempunyai lebih banyak kekuatan dan energi ketika tubuh tegak dan berat yg seimbang diatas kaki kita. Konsentrasi pada pesan, bukan pd bagaimana anda dapat melewati. 

• Pergunakan kontak mata. Ini akan membantu peserta anda mengetahui bahwa anda sedang berbicara dengan anda, bukan pada mereka. 

• Cari muka/wajah yg suportif dan tatap mata mereka utk membuat poin. Merasa  nervous akibat dari sesuatu yg positif. Janganlah minta maaf. Lupakan kesempurnaan. Belajarlah menertawakan diri anda sendiri.

• Masalah-masalah yg terjadi/muncul selama presentasi anggap saja sesuatu yang  lucu misalkan peralatan anda tidak berfungsi, kekeliruan anda, anda mendapati segumpalan odol/pasta gigi dibaju anda dst.. 

• Buatlah humor ( bukan lelucon ), sesuatu yg lucu yg terjadi dlm perjalanan menuju ruang pertemuan. Pergunakan cerita pendek yg lucu utk membawakan data statistik, fakta-fakta dan tunjukkan bahwa data tersebut perlu utk dibawa pulang oleh mereka. 

Beralihlah dari baik ke paling baik. 

• Sebelum  menyampaikan presentasi pada waktu berikutnya, tanyakan pd rekan yg terpercaya agar dapat memberikan anda masukan. Jika dalam rangka memberikan masukan diperlu seorang ahli, sewalah pelatih pribadi. 

• Selagi anda merasa punya waktu, bergabunglah dengan Toastmasters Internasional utk menambah kemampuan baru anda secara berkesinambungan. Pergunakan kemampuan presentasi anda sehingga berdampak positif kepada penampilan anda.

• Segeralah tinggalkan gaya atau  model kebiasaan diperusahaan anda dan beranikan diri  utk tampil beda. Buat peserta/penonton anda mengatakan " Wow, bukan saja saya mempelajari sesuatu, tetapi dia merupakan presenter yang baik. "

Ditulis oleh : Ethel M. Cook

Diterjemahkan Oleh : Duta Puspita